La Società Anonima è la forma più popolare di organizzazione aziendale in Costa Rica e ha le seguenti caratteristiche di base.
Al momento della costituzione devono esserci almeno due azionisti. Poi è sufficiente come azionista anche una sola persona fisica o un’altra Società. Le assemblee degli azionisti si tengono almeno una volta l’ anno e può essere fatta in ogni parte del mondo, se consentito dallo Statuto. Non vi è alcun importo minimo richiesto per il capitale, ma almeno il 25% delle azioni emesse devono essere pagati al momento della registrazione l’azienda
Le azioni nominali o al portatore non sono ammesse; le azioni privilegiate si.
La società deve avere una sede legale, un agente fiscale, un rappresentante legale e un minimo di tre consiglieri, residenti o non residenti. Di questi tre, il Presidente ha il potere di gestire l’azienda. Le riunioni consiliari possono avvenire ovunque se lo Statuto lo consente.
Il Presidente è coadiuvato dal Segretario e il Tesoriere; l’autorità del Presidente di agire per conto della società proviene dal potere conferito dagli azionisti che definiscono cosa può e non può fare. L’agente fiscale è fondamentalmente un contabile e il suo dovere è quello di vigilare sugli atti del Consiglio di Amministrazione, riferendo direttamente agli azionisti. L’agente fiscale e i loro collaboratori immediati non possono far parte del consiglio.
Statuto
Lo Statuto, i nomi e gli indirizzi dei membri fondatori, i nomi degli amministratori e legale rappresentante deve apparire. Tuttavia, per mantenere la riservatezza, il nome del titolare delle azioni non ha bisogno di essere registrato. Lo Statuto deve essere firmato dai soci fondatori e legalizzata da un notaio Costa Rica. Poi il Registro rilascerà una carta ufficiale o documento legale con un numero di registrazione.
Libri sociali
In totale devono esistere tre serie di libri sociali. Uno per il consiglio, uno per gli azionisti e uno che deve essere conservato nel domicilio fiscale. Questi documenti devono essere approvati dal competente ufficio delle imposte e possono esserecustoditi in qualsiasi parte del mondo anche se di norma sono depositati dal Notaio che ha costituitò la Società per motivi pratici. Questi documenti devono essere approvati dal competente ufficio delle imposte e possono essere memorizzati in qualsiasi parte del mondo, ma noi preferiamo tenerli noi stessi, se necessario, apportare modifiche.
Il tempo di costituzione di una Società Anonima è relativamente breve perchè in genere bastano pochi giorni e può facilmente essere costituita senza muoversi dall’ Italia. Poiché la tassa di registro è applicabile in misura proporzionale al capitale sociale, è d’uso mantenere il valore del capitale più basso possibile per ridurre tale costo al minimo.
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Riunioni del Consiglio
Le riunioni del Consiglio possono essere convocate dagli azionisti. Il Consiglio ha un Presidente che rappresenta legalmente la società di fronte ai terzi e può avere rappresentanza della società e del suo patrimonio. Il Consiglio è composto anche del Segretario che si occupa di libri sociali e del Tesoriere, responsabile della finanza.
Azionisti
Gli azionisti inizialmente devono essere almeno due, e costituiscono la proprietà della Società. Se non vi è alcuna disposizione specifica nello Statuto, si applica il Codice di Commercio che impone di convocare l’Assemblea Generale Annuale.
Responsabilità
La responsabilità degli azionisti è limitata alla somma con la quale sono iscritti. Il Presidente è responsabile verso terzi per le obbligazioni della società.
Aziende precostituite
Poichè ci vuole di solito non più di una settimana per creare una società in Costa Rica non è necessario trasferire le azioni di una società già costituita poichè questo può comportare dei rischi. Suggeriamo sempre di costituire una società ex novo.
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Licenza Commerciale
Una licenza commerciale può essere ottenuta in due settimane e devono essere depositate presso le autorità locali.
Regime fiscale
Il diritto tributario è territoriale. Se non generate reddito in Costa Rica non pagate le tasse.
Imposta di registro
Se scopo della Società è quello di operare è richiesta la registrazione per il pagamento delle imposte indirette. Questo dovrebbe essere fatto con le autorità locali.
Pagamento delle imposte
Gli adempimenti fiscali sono molto ridotti. L’azienda deve presentare una dichiarazione annuale dei redditi indipendentemente dal fatto di avere operato o conseguito un reddito. La Costa Rica non fa distinzione tra imposte dirette e indirette. Il prelievo fiscale di base è territoriale e, sia i residenti che i non residenti, pagano le imposte sul reddito se il reddito è generato in Costa Rica. Il governo del Costa Rica spesso afferma di essere uno dei paesi con minore pressione fiscale ma questo dato è abbastanza relativo. Esistono anche molti regimi speciali che offrono agevolazioni fiscali a determinati settori; a tal fine è sempre meglio rivolgersi al proprio notaio di fiducia.